Tidak sedikit orang
yang belum paham tata cara mengirim email yang baik. Hal penting dalam berkirim
email tidak jauh berbeda dengan cara mengirim surat biasa, diantaranya:
- Pengirim
Harus
ada nama pengirim yang jelas. Sebisa mungkin buatlah alamat email dengan nama
yang wajar, apalagi jika kamu mau mengirimkan surat lamaran pekerjaan, atau mau
mengirim tautan penting lainnya. Misalnya budi.setimadi@gmail.com , hindari nama
email yang terkesan alay seperti budi.ganteng32xx@gmail.com
- Judul email
Hal
ini sangat penting untuk memudahkan penerima mengetahui dan mensortir emaill
yang masuk. Tidak jarang banyak penerima yang memilih untuk tidak membaca email
email tanpa judul.
- Isi email
Pastikan
kamu mengisinya, terkadang banyak orang yang hanya mengirimkan lampiran tanpa
ada penjelasan terlebih dahulu di body email. Contoh: jika kamu akan
mengirimkan CV dan lamaran pekerjaan. Tulislah lamaran pekerjaan sebagai isi
dari email, tidak masalah jika kamu juga menambahkan lagi lampiran berupa file
word lamaran agar memudahkan penerima untuk mencetak lamaran kamu. Setelah itu
hal lain nya dapat kamu masukan sebagai lampiran. Jangan lupa juga, ucapkan kalimat
sapaan dan ucapan terimakasih.
- Lampiran
Hindari
penggunaan compressor seperti zip. Karena belom tentu penerima memiliki
aplikasi untuk membuka file anda. Pakailah jika memang benar-benar dibutuhkan,
misalnya jika kamu akan mengirimkan file yang sangat banyak. Jika hanya akan
melampirkan 5 file, sebaiknya tidak usah di kompres.
Dengan membiasakan diri
menjalankan 4 poin di atas tadi saat kamu mengirimkan email, dipastikan semua
orang akan mengapresiasi emailmu juga!
Good Luck
